Wie entwickelt man ein neues Produkt zusammen mit Hochschulen?

 

Projektmanagement: Forschungs- und Entwicklungsberatung
Dr. Achim Gerhard
Humperdinck- Strasse 25
56154 Boppard
Telefon 06742/ 899- 699
Telefax 06742/ 899- 698
E- mail Achim.Gerhard@gmx.de

 

Themenübersicht:

  • Grundsätzliches
  • Was ist ein Projekt?
  • Vorplanung
  • Projektziele und Projektplanung
  • Phasen eines Projekts
  • Aufgaben des Projektmanagers
  • Fremdvergabe von Aufgaben
  • Dokumentation und Kontrolle
  • Das Team
  • Allgemeine Ratschläge

 

Grundsätzliches

Eigenschaften des Projektmanagements

  • Projektmanagement hat den Vorteil, dass die Geschäftsleitung es einsetzen kann, wenn es gebraucht wird.
  • Nach dem Einsatz kann es wieder abgewickelt werden.
  • Weil es ein "Software"- Produkt ist, verursacht es kaum Lagerkosten und als weiterer Pluspunkt: Im Gegensatz zu Microsoft- Programmen hat es kein Verfallsdatum und wird, richtig angewandt, mit jedem Einsatz besser.

Wichtigste Voraussetzungen für einen Erfolg:

  • Die Geschäftsleitung muss sich sichtbar um das Projekt kümmern, dem

Projektmanager mit Rat und Tat zur Seite stehen und immer ein offenes Ohr für ihn haben.
  • Die Geschäftsleitung muss Unstimmigkeiten zwischen den Abteilungsleitern und dem Projektmanager sofort beseitigen.

Projekte mit durchschlagendem Erfolg, haben immer die volle Unterstützung der Geschäftsleitung - sie sind Chefsache!

Was ist ein Projekt?
  • Ein Projekt hat eine Anzahl von Zielen; sie zu erreichen bedeutet: Das Projekt ist beendet.
  • Ein Projekt hat eine endliche und genau festgelegte Lebensdauer; die entscheidende Frage lautet:

Wann ist das Projekt zu Ende?

  • Ein Projekt benötigt einen Projektmanager; er ist verantwortlich für den Erfolg und muss genügend Verantwortung besitzen, um die Ziele zu erreichen.
  • Ein Projekt besteht aus einem Team, dessen Arbeitszeit vollständig, oder doch vorrangig dem Projekt gewidmet ist.
  • Jedes Projekt ist einmalig.

Gutes Projektmanagement handelt auf das Erreichen von Zielen hin, alles andere ist zweitrangig!

Vorplanung

Um ein Projekt besser organisieren und durchführen zu können, werden aufeinander folgende Phasen festgelegt:

Vorteile

  • es wird sichergestellt, dass alle Entscheidungen getroffen worden sind
  • erlaubt die regelmäßige Bewertung des Projektes mit der Möglichkeit, Korrekturen anzubringen
  • psychologischer Vorteil: die Geschäftsführung kann sich regelmäßig informieren und die Unterstützung des Projektes offenkundig machen

Allgemein:

  1. Kleine und relativ einfache Projekte

    Die Phasen folgen aufeinander ohne sich zu überschneiden.

  2. Große und komplexe Projekte

Bei der Durchführung überschneiden sich die Phasen oder verschiedene Teile des Projektes

Das Konzept der aufeinander folgenden Phasen bietet die größte Sicherheit, denn selbst bei der besten Planung und optimalem Management laufen die Dinge selten genau nach Plan

 

Projektziele und Projektplanung
  1. Ziele

Grobe Projektziele

  • Grund für das Projekt
  • Kurze Darstellung der gewünschten Endprodukte
  • Philosophie des Projektmanagements

Projekterfordernisse

  • Festlegung aller Beschränkungen unter denen das Projekt auszuführen ist
  • Zeit- und Kostenpläne
  • Gründe für Fremdvergabe von Teilen des Projektes
  • Kriterien für Entscheidungen
  • Allgemeine Leitlinien der Durchführung

schriftliche Ausarbeitung

  • Antrag auf Förderung
  • Dokumentation
  1. Richtlinien
  • Meinungsverschiedenheiten grundlegender Art sollten so früh wie möglich geklärt werden
  • Ziele müssen realistisch sein und durch fortlaufende Überprüfung angepaßt werden
  • Überprüfung der Eigenschaften des Endproduktes auf Machbarkeit und Zweckmäßigkeit
  • Eine gute Lösung, die den Zweck erfüllt, ist die beste Lösung

Phasen eines Projekts
  1. Konzeptionsphase
  • die Ziele des Projekts werden festgelegt
  • grobe Schätzung der benötigten Mittel
  • Entscheidung für ein Projektmanagement
  1. Organisationsphase
  • Schlüsselpositionen werden festgelegt und besetzt
  • Aufgaben und Mittel des Projekts werden festgelegt
  • aufstellen der groben Zeit- und Ablaufpläne des Projekts
  • aufstellen der Zeit- und Ablaufpläne der nachfolgenden Operationsphasen
  1. Operationsphase
  • Aufteilung in mehrere Unterphasen
  • Hauptarbeitsschritte werden durchgeführt
  • Ergebnisse
  1. Abschlußphase
  • alle Verpflichtungen des Projekts werden abgewickelt
  • fortdauernde Aktivitäten werden den entsprechenden Abteilungen zugewiesen und übergeben
  • Personal des Projekts wird wieder in die Abteilungen zurückversetzt
  • ein Abschlußbericht wird erstellt, um das Projekt zu dokumentieren

Aufgaben des Projektmanagers
  • Motivation der Mitarbeiter, speziell derjenigen, die sowohl für das Projekt, als auch in normaler Funktion arbeiten
  • Stimulierung der Unterstützung für das Projekt, weitgehend ohne die normale Geschäftstätigkeit zu stören
  • Motivation zu ausgezeichneter Arbeit, obwohl das Projekt zeitlich begrenzt ist
  • er muß bei allen Projektpartnern den richtigen Ton treffen
  • Ehrlichkeit und Integrität (Unbescholtenheit)
  • Kreativität ist kein Muss, aber ein Projektmanager muss eine Ideenfindung (Brainstorming) einleiten können
  • Technischer Sachverstand

IDEAL ist die seltene Kombination einer technisch beschlagenen Persönlichkeit, die auch kompetentes Management beherrscht!

Fremdvergabe von Aufgaben

Auch kleinere Projekte werden oft von einem oder mehreren externen Auftragnehmern mit der erforderlichen Expertise ausgeführt.

vor der Vergabe

suchen nach geeigneten Partnern in akademischen Einrichtungen und nach Unternehmen über:

  • Ausschreibungen

  • Technologietransferstellen

  • Messen

    •

     Regelungen mit dem Auftragnehmer

    • Anforderungen an das Produkt
    1. für den Lieferanten , der die Vorstufe herstellt
    2. bei Auslieferung
    • Kosten
    • Zeitpunkt der Lieferung
    • Beratungsbedarf bei Änderungen
    • Vereinbarungen zum gewerblichen Rechtsschutz

    Erstellen Sie Protokolle der Verhandlungen bei der Auftragsvergabe, um das Projekt zu dokumentieren und Entscheidungen transparent zu machen.

     

    Dokumentation und Kontrolle

    Es ist notwendig eine gute und verständliche Dokumentation, die immer zugänglich ist, zu haben. Sie dient auch der Kontrolle des Projekts.

    Die Dokumentation sollte umfassen:

    1. die Unterteilung des Projekts
    2. Beschreibungen aller Arbeiten, die genehmigt sind
    3. Zeitpläne für alle Phasen des Projekts
    4. Kostenpläne
    5. Spezifizierung der Endprodukte
    • Die einzelnen Teile können ausgehend von einer ersten Grobplanung im Verlauf des Projekts mehr und mehr mit Leben erfüllt werden
    • Gründe für Abweichungen von der ursprünglichen Planung sollten aufgezeichnet werden
    • Soviel Dokumentation wie nötig; so wenig Bürokratie wie möglich

    Das Projekt muss unter Kontrolle gehalten werden; das Problem ist es, dies auch zu tun!

    Es ist nützlich die betriebliche Administration soweit als möglich zu nutzen, um das Projektteam frei zu halten für die Lösung der Probleme im Projekt.

    Das Team
    • regelmäßige Besprechungen des Projektteams sind erforderlich
    • in kritischen Phasen und auf dem Höhepunkt des Projekts,

    trifft sich das Projektteam häufiger

    • vorteilhaft ist ein Projektraum, mit allen Möglichkeiten für Besprechungen und Darstellungen von Projektdaten
    • alle Verpflichtungen gegenüber den Mitgliedern des Projekts müssen nach Beendigung eingehalten werden
    • eine der zwei oder drei wichtigsten Bestandteile eines erfolgreichen Projekts, ist der richtige Projektmanager
    • die Kommunikation mit akademischen Einrichtungen sollte der Projektmanager übernehmen
    • Anerkennung für das Team, sobald ein wichtiges Unterziel erreicht wird, ist äußerst wünschenswert

    Es kann passieren, dass der Projektmanager auf ein Problem stößt, dass nur die Geschäftsleitung lösen kann. Dann sollte das Problem auch durch die Geschäftleitung sofort beseitigt werden!

     

    Allgemeine Ratschläge
    • Projektmanagement wird eingesetzt, wenn ein Projekt verschiedene Technologien zur Entwicklung eines neuen Produkts erfordert
    • Dem Projektmanagement liegt die Idee zugrunde, dass die Autorität der Geschäftsleitung an den Projektmanager deligiert wird, damit er Projektentscheidungen schnell und wirkungsvoll treffen kann
    • Nichts schadet einem Projekt mehr, als Unentschlossenheit in kritischen Phasen. Deshalb braucht ein Projekt einen aktiven, entschlossenen und entscheidungsfreudigen Projektmanager
    • Wo immer möglich, sollten Standartsysteme eingesetzt werden, denn:

    - es kostet mehr Geld neue Systeme zu entwickeln

    - es geht schneller, wenn bekannte Systeme genutzt werden

    • Es ist gute Praxis, einen Resevefond für Unvorhersehbares einzuplanen